Onboarding digital: como fazer na sua empresa

onboarding digital

A pandemia do COVID-19 trouxe um desafio em todas as esferas: afinal, como manter conexões à distância, apoiadas apenas em recursos tecnológicos? Relações familiares, profissionais e entre amigos enfrentam esse desafio.

Atualmente, por exemplo, colaboradores atuam com parte significativa de times formados por funcionários que não conhecem pessoalmente. E como é possível favorecer um ambiente de colaboração desde o primeiro momento? Aplicando técnicas de onboarding digital.

Basicamente, o onboarding digital são as estratégias para receber novos colaboradores. A tradução para expressão “onboarding” seria “embarcar”. Partindo desse significado, a importância de preparar uma recepção adequada e calorosa fica mais evidente, afinal: o começo de cada jornada já prepara para toda a travessia. Acompanhe!

Por que fazer onboarding digital?

Antes da pandemia, o onboarding tinha um foco principal: apresentar pilares da empresa para que o colaborador tivesse condições de ser aderente a eles. Porém, com o quadro dO COVID-19, esse momento de recepção também oferecer condições para começar a criar as primeiras conexões entre as pessoas. Afinal de contas, o trabalho em equipe continua sendo base para alcançar metas e entregar projetos. 

Além desse pilar tão importante, o onboarding – digital ou não – tem a função de deixar corporação e funcionário na mesma página: ou seja, o que esperar da organização (aqui falamos de benefícios, missão e valores, por exemplo) e também o que se espera do trabalho do novo contratado.

Onboarding digital é um acerto!

Agora, imagine-se a partir de um outro contexto: é seu primeiro dia em uma nova empresa. Ansiedade, timidez e felicidade são alguns dos sentimentos que tomam esse novo funcionário. O que fazer para facilitar esse dia? Preparar uma condição para que ele se sinta à vontade e bem recebido. Assim, ele vai conseguir se situar e, o mais rápido possível, começar a exercer suas funções. E o onboarding tem tudo a ver com isso.

A gente vai contar para você algumas práticas simples para implantar o onboarding na sua empresa. Acompanhe e veja como é fácil.

8 Itens de um onboarding digital completo

 

1 – Deixe o time que vai receber o novo colaborador a par da chegada 

Ambos os lados precisam se conhecer bem para garantir uma recepção calorosa. O ideal, se possível, é que, durante o próprio processo seletivo time e pré-selecionados, tivessem a chance de uma aproximação. Assim, o reconhecimento fica muito mais rápido e natural.

Use ferramentas on-line para essas etapas: chamadas de vídeo e/ou voz já podem garantir a interação necessária nas fases apresentadas aqui.

2 – Conte a todos sobre a chegada do novo integrante!

Utilize os canais de comunicação para apresentar o novo colaborador para todos da empresa. Um e-mail com foto e alguma descrição feita pelo próprio profissional são suficientes para uma apresentação inicial.

3 – Kit de boas-vindas

Envie, antes do começo do trabalho, o material para o desempenho da função. Notebook e material de escritório e o que mais for preciso. Não se esqueça de garantir o funcionamento do computador. Muitas vezes, o acompanhamento do time de Service Desk, devido à demanda e à distância, pode estar mais demorado. Mas programe-se para oferecer um atendimento correto, assim não haverá chance de deixar o funcionário ocioso.

4 – Envie um e-mail de boas-vindas com todas as orientações necessárias para o primeiro dia de trabalho

Confirmação de data, horário e, claro, acesso à ferramenta que será utilizada para o onboarding digital. Encaminhe as informações com antecedência para que seja possível garantir download e acessos.

Esses são os quatro passos que podem deixar seu onboarding digital ainda mais eficaz, antes mesmo dele começar. Agora, conheça outras dicas para usar a partir do primeiro contato oficial do novo funcionário com a empresa.

5 – Chegou a hora! Onboarding digital é o momento de reforçar as características da empresa: 

  • Quais valores preza e são esperados por todos?
  • Qual é a sua missão?
  • Qual é o seu objetivo atual, a médio e longo prazo?
  • Qual é sua carteira de produtos e serviços?
  • Qual é a sua estratégia no mercado?

Essas questões precisam ser respondidas com a profundidade que cabe a um contato inicial. Mas, ainda assim, todas são importantes para que o funcionário possa se situar melhor, considerando a quantidade de informações que receberá durante as primeiras semanas de trabalho.

6 – Outras perguntas que devem ser respondidas dizem respeito à própria situação do colaborador. Veja:

  • Quais são os benefícios oferecidos?
  • Como fica o horário de trabalho? É flexível ou não?
  • Dia e forma do recebimento do trabalho
  • Como funciona a avaliação de metas, entre outras questões

7 – Vá além do nicho

Se não for possível garantir o contato com todos os times da empresa, ofereça um resumo das atividades dos departamentos. Assim, quando estiver com alguma dúvida, o funcionário saberá a quem recorrer.

8 – Apadrinhe o colaborador

Esse é outro caminho para facilitar o acesso às informações que seu colaborador vai precisar. A madrinha ou padrinho, que deve ser do mesmo time do novo contratado, tem a responsabilidade de correr atrás de informações e acessos para que a integração aconteça da forma mais rápida.

Conclusão

O onboarding digital é a solução para integrar novos colaboradores em tempos em que o home office impera. A estratégia é fundamental para criar conexões, oferecer informações e orientações mínimas para que o funcionário tenha autonomia para trabalhar.

Um onboarding bem feito, que realmente integra, pode garantir aumento do engajamento e, portanto, uma menor rotatividade: e, logo, mais o lucro para seu negócio. Por isso, foque tempo e estrutura para criar uma recepção digital que dialogue com a sua marca e com os princípios da sua empresa.

Resumidamente, atinja três metas importantes e comemore um onboarding eficiente: ofereça informações, ofereça aparelhos para o trabalho (notebook e acessos) e ofereça uma referência no time.

Com as dicas que apresentamos aqui, fica fácil perceber que é possível inserir essa prática dentro das cerimônias do Recursos Humanos e assim, ganhar pontos com os novos integrantes e com a própria empresa. 

Fale com um dos especialistas da Didaxis e saiba mais como podemos ajudá-lo!

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